Dem Papierkram den Kampf ansagen

Viele haben diese besondere Schublade zuhause, in der alles landet, was nicht sofort abgeheftet wird oder sonst keinem Ordnungsprinzip folgt. Doch irgendwann quillt auch diese über – höchste Zeit Ordnung zu schaffen. Dabei kann manches gleich im Mülleimer landen, doch was ist mit Rechnungen oder anderen wichtigen Dokumenten? Wie lange muss man diese eigentlich aufbewahren, bevor sie im Schrank verstauben?

Wer sich die Mühe gemacht hat, die Papierstapel nach Wichtigem und Unwichtigem zu ordnen, muss erst einmal klären, ob das vermeintlich Unwichtige auch entsorgt werden darf. Dabei sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten.

So müssen Ausweis, Pass, Führerschein sowie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden lebenslang aufbewahrt werden. Dasselbe gilt auch für Schul- und Arbeitszeugnisse. Mindestens bis zur Rente aufzuheben sind Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Rentenversicherungsnachweise sowie Belege über Arbeitsunfähigkeit und Arbeitslosigkeit. Sinnvoll ist es, von diesen wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen.

Doch wie ist das bei Rechnungen? Grundsätzlich gilt, dass Privatpersonen Rechnungen und sonstige Belege solange aufbewahren sollten, bis sie dem Finanzamt vorgelegt wurden. Da aber das Finanzamt den Steuerbescheid noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern kann, empfiehlt es sich, die Belege bis zur Bestandkraft des Steuerbescheids aufzubewahren. Anders verhält es sich allerdings, wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht. Idem Papierkramn diesem Fall kann das Finanzamt zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege einfordern.

Sind Sie Unternehmer oder selbständig, müssen Sie die zehnjährige Frist zur Aufbewahrung beachten. Dies gilt unter anderem für Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Bücher und Aufzeichnungen sowie natürlich Rechnungen. Dabei ist außerdem zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Buchhaltung die letzten Eintragungen gemacht hat. Die Sechsjahresfrist kommt hingegen bei geschäftlichen Korrespondenzen, Lohnkonten und Steuerdokumente zum Tragen.

Mindestens zwei Jahre sind Handwerkerrechnungen und Rechnungen von Einkäufen aufzubewahren. Dies lohnt sich vor allem bei technischen Geräten, die schneller kaputtgehen. Die gesetzliche Gewährleistung gilt zwei Jahre. Die meisten Geldinstitute speichern Kontoauszüge zehn Jahre lang elektronisch.

Wer Mieter ist sollte, seine Nebenkostenabrechnungen mindestens ein Jahr nach deren Erhalt aufheben. Solange dürfen diese nämlich angefochten werden. Hauseigentümer tun gut daran, ihren Kreditvertrag zu behalten, bis die Immobile bezahlt ist. Sämtliche bauliche Maßnahmen am Haus sollten dokumentiert werden. Zu den wichtigen Unterlagen zählen auch Verssicherungsdokumente, die solange aufbewahrt werden sollten, wie die Versicherung besteht.

Wer schließlich alle wichtigen Unterlagen fein säuberlich in Ordner verstaut hat, kann sich an das Vernichten der übrigen Papiere machen. Dabei sollten Dokumente, die empfindliche Daten enthalten, unbedingt durch den Reißwolf. Nur so kann sichergestellt werden, dass kein Betrüger den Papiermüll zu Geld machen kann.

Bidlquellen:

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Beitragsverfasser: mediaprint infoverlag
Datum der Veröffentlichung: 22.04.2016